市长信箱办信规则
临湘市人民政府门户网站“市长信箱”，是市人民政府面向社会公众设立的专用电子信箱。为充分发挥“市长信箱”的重要作用，监督部门单位及其工作人员依法履行职责，维护公民、法人和其他组织的合法权益，切实解决群众反映的问题，并促进“市长信箱”信件办理工作制度化、规范化，结合我市实际，制定本规则。
一、办理范围
(一)对本市经济建设、社会发展、市场监管、公共管理等方面的意见和建议；
(二)对本市各级部门单位及其工作人员的批评、意见和建议；
(三)对市政府各部门单位工作职责、办理程序和政策规定的咨询、意见和建议；
(四)对关系群众自身利益、实际困难的求助、意见和建议；
(五)适合市人民政府受理的其他事项。
对于“市长信箱”中反映问题事实不清、所提建议理由不充分、或者联系方式无效，无法核实内容真实性的信件，或者推销类信函、邀请函、给领导的私人信件等，不属于办理范围。
二、办理原则
“市长信箱”信件按“属地管理，分级负责，谁主管，谁负责”的原则办理，应办信件做到“件件有结果，事事有回音”
三、办理机构
“市长信箱”由市政府网络室负责信件的分拣、拟办和转办，信件通过网站管理平台下发各相关单位，由各单位的信息员查收并转交相关负责人处理。
四、办理时限
承办单位应自收到信件之日起，一般信件要求在3至7个工作日内办结，重要信件要求在15个工作日内办结；对不能按时办结的，要说明理由申请延期，并报告办理进度。
五、办理流程
(一)受理。市政府网络室受理“市长信箱”信件后，具体承办人员按照有效和无效信件分类。无效信件由市长信箱后台退回给来信人并向来信人说明情况，有效信件按一般和重要分类处理。
(二)交办。一般信件由市政府网络室负责人审核后通过网站管理平台转相关部门单位办理；重要信件由市政府网络室主任提出拟办意见，报市政府领导批示后，转相关部门单位办理，涉及多个部门单位的信件明确主办单位。
重要信件是指：群众来信所反映问题具有一定的普遍性，代表某一群体的诉求或某一社会现象；对政府工作提出的重大、合理化建议和意见；涉及社会稳定的重要问题；多次来信一直未解决的；涉及多个部门单位需协调解决的；其它重要信件。
(三)承办。承办人收到交办信件后，应及时报单位负责人阅批，研究协调解决信件反映的有关问题；重要信件应由承办单位主要负责人直接阅批、办理或交办。对情况较复杂，部门协调难度大的问题，承办单位应及时报市政府分管领导协调办理；对一时难以解决的问题，要及时与写信人解释说明。联合办理信件时，主办单位要主动沟通协调，相关单位要积极配合。
(四)答复。按照“谁办理、谁答复”的原则，承办单位要主动与写信人联系并及时告知。相关办理结果要在网站管理平台处理并以回信格式予以答复。
(五)督办。以下情况的信件将交由市政府督查室督办。
(1)未按时办结的信件;
(2)办理质量不高、群众不满意并多次来信的信件;
(3)重要信件;
(4)其它需督办的信件。
六、保障措施
(一)加强领导。各级各部门单位要从促进改革发展、维护社会稳定、构建和谐临湘的大局出发，高度重视市长信箱信件的办理工作，认真倾听人民群众的意见、建议和要求。各级各部门单位主要负责同志和分管负责同志要根据信件分类要求，亲自阅批办理人民群众的来信、来函，过问、督办信件的办理情况。
(二)强化责任。各级各部门单位要明确一名负责同志分管此项工作，明确受理、办理市长信箱工作机构和人员，提供必要的办公条件，建立健全工作机制，落实工作责任。工作人员要本着对群众意见、建议和诉求高度负责的精神，认真对待每一封群众来信，高质量地办理答复，不得推诿、敷衍、拖延。要依据本规则要求，综合运用政策、法律、经济、行政等手段和教育、协商、调解等方法，依法、合理、及时处理群众反映的问题，努力把问题解决在当地，把矛盾化解在基层。
(三)注重保密。办信工作人员要严格遵守国家相关保密制度，严守相关禁止性规定。对来信尤其是检举、控告、揭发信件中涉及当事人姓名、身份等内容要严格保密，保护当事人的合法权益；对特殊敏感问题要慎重处理，避免引发新的矛盾和问题。
(四)严格考核。市政府办会综合运用督办函、通报等多种形式，对各级各部门单位的信件办理情况进行督办、考核。各单位的信件办理情况将纳入市政府绩效考核范围。